Politique de protection des données

 

Méta-Coaching respecte la vie privée et la protection des données de ses clients et prospects et s’attache particulièrement au respect des libertés et droits fondamentaux de chacun.

La présente politique de protection des données témoigne des engagements de Méta-Coaching dans le cadre de ses activités quotidiennes pour une utilisation responsable des données à caractère personnel (ci-après nommées « données personnelles »).

Une donnée personnelle désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement et de la caractériser.

La présente Politique de protection des données s’applique à notre site Internet.

Cette politique informe sur la manière dont Méta-Coaching utilise les informations qui lui sont confiées. Elle a aussi comme objectif d’aider à comprendre quelles sont les données que Méta-Coaching collecte, pour quelles raisons Méta-Coaching les collecte, comment elles sont utilisées, la façon de les mettre à jour, de les gérer et précise les droits dont disposent ses clients et prospects.

En cas de contradiction entre les informations fournies dans les conditions générales d’utilisation et/ou conditions générales d’achat et cette politique, Méta-Coaching vous informe que les clauses contractuelles prévaudront sur la politique présentée ici.

Cette politique de protection des données est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par Méta-Coaching, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, réglementaire, jurisprudentielle ou technologique ou pour prendre en compte tout changement dans l’organisation de Méta-Coaching ou dans les offres, produits et service proposés. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Il convient par conséquent de consulter régulièrement la présente politique de protection des données afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.

 

I. Coordonnées du responsable des traitements et du délégué à la protection des données (DPO)

1. Coordonnées du responsable des traitements

Le responsable des traitements est le dirigeant opérationnel de Méta-Coaching, dont les coordonnées sont :

Méta-Coaching
65 rue Saint Charles – 75 015 Paris

2. Coordonnées du délégué à la protection des données

Méta-Coaching a désigné un délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont :

Méta-Coaching
Délégué à la protection des données
65 rue Saint Charles – 75 005 Paris

Vous pouvez également contacter le DPO sur l'adresse mail dpo@metacoaching.pro

Un formulaire de contact est disponible à l’adresse suivante : https://www.therasomnia.com/formulaire/contactez, sélectionnez dans le sujet le libellé "Demander une action sur mes données personnelles".

II. Catégorie de données collectées

Les données personnelles sont collectées directement auprès de chacun (exemple : les informations transmises lors d’un bilan gratuit).

On parle de collecte indirecte de données personnelles lorsque les données ne sont pas recueillies immédiatement auprès de la personne, mais sont collectées par un tiers et transmises à Méta-Coaching.

Méta-Coaching ne procède pas à des collectes indirectes de données personnelles, sauf le cas des personnes abonnées à Méta-Coaching par l’intermédiaire de leur assureur. Dans cette hypothèse, l’assureur de l’abonné communique à Méta-Coaching les données personnelles nécessaires à la création de l’abonnement.

1. Données personnelles courantes

Dans le cadre de son activité, Méta-Coaching est amenée à collecter différents types de données personnelles.

Elle collecte des données personnelles courantes, telles les données d’identification et de correspondance.

2. Données sensibles

Dans certains cas, et eu égard à la particularité de son activité et des services qu’elle propose, Méta-Coaching collecte également des données sensibles notamment les données de santé et les données ayant trait à certaines habitudes de vie partagées par l’utilisateur/client dans le cadre de la réalisation des bilans et des questionnaires du programme, des échanges avec les coachs par chat et/ou messagerie et/ou téléphone ou entre utilisateurs via les Forums et/ou les blogs.

3. Données collectées par type d’utilisateur

Méta-Coaching distingue cinq types d’utilisateurs :

  • Les prospects sont les simples visiteurs du site Internet du programme, qui réalisent un bilan gratuit mais qui ne souscrivent ni à une inscription gratuite, ni à un abonnement.
  • Les inscrits gratuits sont les utilisateurs ayant souscrit à une inscription gratuite permettant à l’utilisateur d’accéder gratuitement aux forums, aux dossiers, à certains chats et à la newsletter.
  • Les clients abonnés sont les utilisateurs ayant souscrit à un abonnement payant à l’un des programmes proposés par Méta-Coaching.
  • Les anciens abonnés sont les utilisateurs qui suite à un abonnement au site (or abonnement par l’intermédiaire d’un tiers), continuent de bénéficier de la possibilité de participer aux forums, blogs, chats avec les experts et coachs et de recevoir les mails d'informations de Méta-Coaching.   
  • Les clients abonnés par l’intermédiaire d’un tiers sont les utilisateurs ayant la possibilité de bénéficier d’un abonnement dans le cadre de leur contrat d’assurance et qui souscrivent un abonnement par l’intermédiaire de leur assureur.

Collecte auprès des prospects :

Méta-Coaching collecte les données d’identification du prospect (Nom/Prénom/Civilité/E-mail), et, dans le cas de la réalisation par l’utilisateur d’un bilan gratuit, les données ayant trait aux habitudes de vie et aux conditions justifiant du suivi du programme afin de pouvoir lui restituer un bilan complet, des conseils adaptés et le cas échéant lui conseiller une formule d'abonnement au programme. Si un entretien téléphonique avec un coach ou psychologue est réalisé, de la même façon, des données complémentaires pourront être échangées en vue d'approfondir le bilan et de conseiller au mieux la personne. 

Collecte auprès des clients gratuits (dans le cadre de l’inscription gratuite permettant à l’utilisateur d’accéder gratuitement aux forums, aux dossiers et à la newsletter) :

Méta-Coaching collecte les données d’identification du client gratuit (Nom/Prénom/Civilité/Pseudonyme/E-mail), et, selon l’utilisation faite par le client :

  • Réalisation d’un bilan gratuit : les données ayant trait aux habitudes de vie et aux conditions justifiant du suivi du programme
  • Participation aux Forums/blogs : les données d'habitudes de vie et de santé partagées éventuellement par l’utilisateur via blogs/forums dans le cadre du programme
  • Utilisation du Chat : les données d'habitudes de vie et de santé partagées éventuellement avec les coachs ou entre utilisateurs dans le cadre des chats privés (groupes de discussion thématiques animées par un coach) 
  • Support programme : adresse e-mail et Pseudonyme

Collecte auprès des clients abonnés et des clients abonnés par l’intermédiaire d’un tiers :

Méta-Coaching collecte les données d’identification du client abonné/client abonné par l’intermédiaire d’un tiers  (Nom/Prénom/Civilité/Adresse postale/Pseudonyme/Date de naissance/E-mail/Téléphone), certaines informations relatives à sa vie personnelle (habitudes de vie, vie familiale, etc.) et, selon l’utilisation faite par le client :

  • Réalisation d’un bilan gratuit : les données ayant trait aux habitudes de vie et aux conditions justifiant du suivi du programme
  • Participation aux Forums/blogs : les données de santé partagées par l’utilisateur via blogs/forums dans le cadre du programme
  • Utilisation de la Messagerie utilisateurs : les données de santé partagées en privé avec les coachs ou entre utilisateurs dans le cadre du programme
  • Utilisation du Chat : les données de santé partagées en privé avec les coachs ou entre utilisateurs dans le cadre du programme
  • Les données d'habitudes de vie et de santé collectées dans le cadre des questionnaires et carnets en ligne qui permettent de restituer à l'utilisateur un parcours d'activités adaptées, des bilans, des conseils personnalisés, 
  • Les données d'usage du programme permettent de lui envoyer des mails et notifications en rapport avec son avancée dans les parcours afin d'optimiser le suivi du programme et ses résultats  
  • Support programme : adresse e-mail

 

III. Finalités du traitement

Toutes les données personnelles sont collectées dans un objectif précis (on parle également de « finalité ») qui est porté à la connaissance de la personne.

Méta-Coaching utilise vos données personnelles dans le cadre de la gestion de ses clients et prospects, et notamment pour répondre aux demandes ou pour envoyer régulièrement des informations sur ses programmes.

Les finalités de chacun des traitements mis en œuvre par Méta-Coaching sont listées ci-dessous.

Traitement

Finalité du traitement

Fondement juridique du traitement

 

Abonnement

 

Permettre à un utilisateur de s’abonner

 

Exécution du contrat

 

Achat de packs entretien

 

Permettre à un utilisateur d’acheter un pack d’entretiens téléphoniques avec les coachs/psychologues

 

Exécution du contrat 

 

Mise à jour « Mon compte »

 

Permettre à un utilisateur de mettre à jour ses informations personnelles

 

Exécution du contrat 

 

Messagerie utilisateurs - coachs

 

Permettre à un utilisateur d'échanger avec les coachs par une messagerie privée 

 

Exécution du contrat 

 

Bilan des coachs

 

Permettre aux coachs de faire un compte-rendu d'entretien de coaching dans le cadre de l'accompagnement de l'utilisateur dans la réalisation de son programme

 

Exécution du contrat 

 

Forums

 

Animer la communauté - Gestion de forums

 

Exécution du contrat 


 
 

Messagerie utilisateurs

 

Animer la communauté - messagerie privée entre utilisateurs

 

Exécution du contrat 

 

Blogs

 

Animer la communauté - Gestion des blogs

Publication des posts de blogs que les utilisateurs n'ont pas noté "privé" pour partage avec la communauté

 

Exécution du contrat 

 

Chat

 

Animer la communauté - Gestion des chats

 

Exécution du contrat 

 

Témoignages

 

Les utilisateurs témoignent de leur utilisation du site

 

Consentement

 

Bilan gratuit

 

Sur la base d'un questionnaire rempli par un visieur du site, lui restituer un bilan personnalisé et des conseils 

 

Intérêt légitime de Méta-Coaching à évaluer le besoin de l’utilisateur et à proposer un programme adapté

 

Inscription gratuite / Newsletter

 

Fournir des accès privilégiés aux groupes de discussion avec les experts et entre membres, aux forums, et recevoir une newsletter de conseils

 

Consentement


 
 

Inscription Newsletter Clients

 

Fournir une information et des conseils d'experts aux utilisateurs intéressés par nos programmes 

 

Consentement

 

Mailing prospects

 

Prospection commerciale – Mailing

 

Intérêt légitime de Méta-Coaching à développer sa clientèle

 

Questionnaire santé

 

Recueillir des données sur les utilisateurs afin d'orienter leurs parcours en début de programme 

 

Exécution du contrat 

 

Questionnaires et carnets des Activités du programme 

 

Recueillir des données sur les habitudes de vie et les mises en pratique des conseils founis aux utilisateurs pour pouvoir faire des bilans personnalisés, adapter les consignes des activités en cours, et proposer de nouvelles activitiés.  

 

Exécution du contrat 

 

On-Boarding

 

Recueillir le numéro de téléphone dans le cas où on ne l'a pas

 

Exécution du contrat 

 

Bilan de santé Portail

 

Questionnaire permettant de restituer un bilan de santé et qualité de vie, et de hiérarchiser les programmes conseillés aux utilisateurs du portail santé (cas de certains assurés  de mutuelles santé) 

 

Exécution du contrat 

 

Envoi mails / notifications clients

 

Rappels concernant certaines activités en cours, défis ou RDV de coaching afin d'optimiser le suivi du programme 

 

Exécution du contrat pour les clients – Intérêt légitime de Méta-Coaching à présenter ses services/offres pour les prospects

 

Appels sortants


 
 

Exécution du contrat pour les clients – Intérêt légitime de Méta-Coaching à présenter ses services/offres pour les prospects

 

Support programme

 

Gestion mail du support utilisateur

 

execution du contrat

 

Support abonnement

 

Gestion mail des abonnements

 

Execution du contrat

 

Gestion analytique

 

Gestion analytique de l'activité

 

Intérêt légitime de Méta-Coaching à améliorer la pertinence et la performance du site Internet

 

Études

 

Améliorer les usages

 

Intérêt légitime de Méta-Coaching à améliorer la pertinence et la performance du site Internet

 

Enquêtes de satisfaction

 

Améliorer la compréhension des besoins pour une meilleure satisfaction client

 

Exécution du contrat pour les clients – Intérêt légitime de Méta-Coaching à évaluer les besoins pour les propsects

Chacun des traitements mis en œuvre par Méta-Coaching peut avoir, outre la finalité principale ci-dessus précisée, une ou des finalité(s) secondaire(s), plus précisément :

  • Le suivi statistique anonyme
  • La conservation des données comptables légales
  • L’exécution d’obligations légales (notamment relatives à la mise en œuvre du RGPD)

IV. Fondement du traitement de vos données / Base juridique du traitement

Outre les principes applicables aux données, un traitement ne peut être mis en œuvre que s’il respecte le principe de licéité, visé à l’article 6 du RGPD. Les fondements de chacun des traitements exécutés par Méta-Coaching sont présentés dans le tableau reproduit en article III.

Lorsque le fondement juridique unique du traitement est le consentement de la personne concernée, celle-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

V. Destinataires des données personnelles

Méta-Coaching ne partage pas, ne vend pas, ne transfère pas et ne diffuse pas vos données à caractère personnel à des tiers (à l’exception des sous-traitants de Méta-Coaching), à moins que la loi ne l’exige ou que cela soit nécessaire à l’exécution de votre contrat, ou à moins que vous n’ayez donné votre consentement exprès à Méta-Coaching.

Méta-Coaching peut autoriser des prestataires tiers à collecter des informations en son nom, y compris, si cela est nécessaire pour l’exécution du contrat de l’utilisateur/client. Les prestataires tiers ont accès aux informations et peuvent les collecter dans la mesure où cela est nécessaire pour leur permettre de remplir leurs fonctions. 

Les coachs peuvent être des prestataires tiers ayant accès aux informations et pouvant les collecter dans la mesure où cela est nécessaire pour leur permettre de remplir leurs fonctions.


VI. Transferts de données personnelles en dehors de l’Union Européenne

Méta-Coaching s’engage à ne transférer aucune des données personnelles hors de l’Union Européenne. 


VII. Utilisation des données

Les données personnelles collectées par Méta-Coaching ne peuvent être utilisées de manière incompatible avec les finalités présentées précédemment.

 

VIII. Durée de conservation

La durée de conservation des données dépend des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données personnelles des clients sont conservées tant qu'elles sont nécessaires pour l’exécution du contrat, puis conservées pour une durée de 3 ans après la fin du contrat et/ou après le dernier contact avec un ancien client . Elles sont dans ce cas conservées 3 ans après la fin du contrat puis effacées en ce qui concernent les données d'état civil et de contact. 

Les données thérapeutiques sont conservées 1 an après la fin du contrat de façon nominative, notamment pour permettre à l'utilisateur d'y accéder à nouveau s’il souhaitait reprendre un programme. Puis elles sont anonymisées pour usage à des fins d'étude statistiques en vue de l'amélioration des programmes.

Les autres données (par exemple de facturation) sont conservées le temps nécessaire pour répondre à des obligations légales.

Les données personnelles des prospects sont conservées 3 ans après la dernière interaction avec le prospect.


IX. Droits des personnes

La nouvelle réglementation en matière de protection des données personnelles impose de respecter les droits des personnes concernées. Toute demande à ce titre devra s’effectuer auprès du DPO par l’intermédiaire du formulaire de contact ou par e-mail à l’adresse dpo@metacoaching.pro

1. Droit à l’information

A cet effet, Méta-Coaching communique par la présente sa politique de protection des données (finalité du traitement, catégorie de données traitées, destinataires, durée de conservation des données personnelles, droits, information relative à la source des données, existence de prise de décision automatisé).

En cas de collecte des données par des tiers, Méta-Coaching s’engage à faire cette communication dans un délai ne devant pas dépasser un mois.

Outre le droit à l’information, la personne dispose du droit de demander au responsable de traitement d’effectuer d’autres actions sur les données personnelles :

  • Si la personne identifie une erreur parmi ses données ou si elle les juge incomplètes ou ambigües, elle peut également demander à Méta-Coaching de les corriger, de les compléter ou de les clarifier
  • La personne peut également s’opposer à ce que ses données soient utilisées, notamment à des fins de prospection commerciale ou de communication à des tiers
  • Enfin, elle peut demander à Méta-Coaching de supprimer, dans certaines conditions, toute donnée personnelle qui la concerne et que Méta-Coaching détient

2. Droit d’accès

Il s’agit du droit d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données personnelles concernant la personne sont ou ne sont pas détenues et, lorsqu’elles le sont, l’accès aux dites données personnelles.

3. Droit de rectification

Il s’agit du droit d’obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données personnelles concernant la personne qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne a le droit d’obtenir que ses données personnelles incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

4. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Il s’agit du droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel concernant la personne dans certaines conditions.

3. Droit à la limitation

Il s’agit du droit de demander la limitation du traitement, ce qui implique que, dans certains cas, la personne peut demander à Méta-Coaching de suspendre momentanément le traitement des données ou de les conserver au-delà du temps nécessaire.

4. Droit d’opposition

Il s’agit du droit de s’opposer à tout moment à un traitement des données personnelles. L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

Lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes

Lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale

5. Droit à la portabilité

Il s’agit du droit d’obtenir, voire de réutiliser, des données personnelles pour des besoins personnels. Les données sont fournies dans un format structuré, communément utilisé et lisible par une machine. De plus, il est possible d’obtenir du responsable de traitement qu’il transmette les données personnelles directement à un autre responsable de traitement.

Ce droit à la portabilité ne peut s’exercer que sur les données personnelles fournies personnellement à Méta-Coaching et qui sont traitées par des moyens automatisés (absence de registres papier). Ce droit ne concerne que les traitements reposant sur un consentement ou lorsque les données sont traitées aux fins d’exécution d’un contrat de mise en œuvre ou de mesures précontractuelles. Enfin, ce droit ne doit pas porter atteinte aux droits et liberté de tiers.


X. Exercice des droits et délai de réponse

Il est possible, à tout moment, de contacter Méta-Coaching par courrier postal ou via le formulaire de contact disponible sur le site internet de Méta-Coaching pour consulter ses données personnelles et qui sont possession de Méta-Coaching.

Méta-Coaching s’engage à répondre aux demandes dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes. En cas de prolongation du délai de réponse, Méta-Coaching le notifiera au préalable.


XI. Sécurité des données

Des mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles appropriées ont été prévues par Méta-Coaching pour garantir la confidentialité des données, et notamment éviter tout accès non autorisé.

Vos données personnelles sont maintenues sur des réseaux sécurisés et accessibles par un nombre limité de collaborateurs et de tiers ayant des droits d’accès spécifiques sur de tels systèmes.

Méta-Coaching veille également à ce que ses sous-traitants présentent des garanties appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles.


XII. Divers

Notification des violations de données personnelles

Méta-Coaching se doit de notifier aux autorités de contrôle, dans les meilleurs délais, et si possible, 72 heures après en avoir pris connaissance dès lors qu’il y a destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé, qu’ils soient accidentels ou illicites des données personnelles sauf si la violation n'est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Cette notification doit également être faite sauf si :

  • La violation des données personnelles n’est pas susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés
  • Des mesures appropriées de protection techniques et organisationnelles étaient en place au moment de l’incident
  • Cette communication impliquerait des efforts disproportionnés

 

Date de dernière mise à jour : 10 janvier 2020

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